RODO – zmora sprzedawców czy ratunek dla klienta?

Daria Olech

2023-01-16

Już sama nazwa dokumentu – Rozporządzenie o ochronie danych osobowych – sugeruje prawne zawiłości, terminy trudne do pojęcia, wydłużenie procesów firmowych i papierkową robotę. Takie mogą być obiekcje sprzedawców, którzy codziennie w swojej pracy przetwarzają dane osobowe i mają do czynienia z RODO. Z drugiej strony mamy klientów, którzy czasem nie zastanawiają się, jakich informacji o sobie udzielają. Nie mają świadomości, że mogą przekazywać dane wrażliwe – rozporządzenie ma więc zadbać o ich prywatność. Jakie naprawdę jest RODO i dlaczego stosunek do tego rozporządzenia bywa tak różny? Na te i inne pytania odpowiemy w tym artykule.

Kilka słów o rozporządzeniu, czyli podstawy RODO

Chociaż większość z nas ma przynajmniej podstawową znajomość przepisów Rozporządzenia o ochronie danych osobowych i kojarzy ten termin, warto przypomnieć sobie trochę faktów.

RODO (w j. angielskim General Data Protection Regulation), to ogólne rozporządzenie unijne, które Parlament Europejski wydał 27 kwietnia 2016 r. Polska należy do Unii Europejskiej, a co za tym idzie, była także zobowiązana je przyjąć. Nowe przepisy obowiązują u nas od 25 maja 2018 r. Wejście w życie RODO zastąpiło polską Ustawę o ochronie danych osobowych. Tym samym wprowadziło spore zamieszanie wśród przedsiębiorców i pracowników. W szczegóły rozporządzenia wszyscy musieli dobrze się wczytać, co z pewnością nie było łatwe.

Kogo dotyczy RODO?

W pierwszej kolejności warto przypomnieć sobie, kogo tak naprawdę dotyczy rozporządzenie (RODO) i jakie obowiązki nakłada na przedsiębiorców oraz pracowników. Dokument jasno określa m.in., kto jest administratorem czy podmiotem przetwarzającym informacje, i reguluje organizację danych osób fizycznych. Mówi też o roli inspektora ochrony danych.

Ujednolica tym samym zasady przetwarzania danych osobowych przez osoby fizyczne, firmy i organizacje na terenie Unii Europejskiej.

Ty też przetwarzasz dane w ramach rozporządzenia

To proste – jeżeli prowadzisz firmę na terenie Unii Europejskiej, która ma zamiar przetwarzać dane osobowe, masz obowiązek zastosować się do nowych praw RODO od 25 maja 2018 r.

Nie ma znaczenia, czy sprzedajesz produkty, czy usługi, oraz jak duży jest Twój dział sprzedaży. Obowiązek to obowiązek. Dane okazują się na wagę złota, jak okaże się w dalszej części artykułu.

Samo sformułowanie – Rozporządzenie o ochronie danych osobowych – brzmi poważnie, podobnie jak przetwarzanie danych. Tymczasem kryje się pod nimi po prostu większość czynności, które każdy z nas wykonuje, pracując z klientami.

Sposoby przetwarzania danych osobowych w praktyce

Wykorzystaniem danych osobowych zajmuje się w jakiś sposób każdy pracownik działu sprzedaży. Ich przetwarzanie to m.in.:

• gromadzenie,
• utrwalanie,
• przechowywanie,
• porzÄ…dkowanie,
• przeglÄ…danie.

Co właściwie nazywamy ogólnymi danymi osobowymi? To informacje, które pomagają zidentyfikować osobę, np. imię i nazwisko, adres e-mail, numer PESEL czy numer telefonu. Rozporządzenie wyróżnia też inne dane, np. szczególnej kategorii (wrażliwe), mówiące o wyznaniu, pochodzeniu rasowym oraz dane dotyczące zdrowia.

Co jeszcze musisz wiedzieć o ochronie danych?

Rozporządzenie nakłada wiele obowiązków na administratorów danych osobowych, czyli firmy, strony internetowe, sklepy i podmioty świadczące usługi na terenie UE. Realizując cele sprzedażowe, muszą więcej uwagi poświęcić ochronie prywatności swoich klientów i uzyskać niezbędne zgody na przetwarzanie danych od osób, których te dane dotyczą.

Przedsiębiorcy mają też obowiązek przeszkolić swoich pracowników w zakresie ochrony danych osobowych. Ten, kto naruszy przepisy RODO, musi liczyć się z potężnymi karami finansowymi, liczonymi w mln EUR.

Nowe przepisy RODO mają jednak wyjątek od zastosowania. Osoba fizyczna, która przetwarza dane w ramach działalności osobistej lub domowej, nie musi się do nich stosować. Nie łamie prawa, bo to, czym się zajmuje, nie ma związku z działalnością zawodową i komercyjną.

Administrator danych osobowych i to, czym siÄ™ zajmuje

Przedsiębiorca, który przetwarza dane osobowe (czyli również administrator danych), samodzielnie lub razem z innymi ustala cele i sposoby ich przetwarzania. Powinien też przemyśleć, jakie dane tak naprawdę go interesują oraz są mu potrzebne.

Rozporządzenie określa też różnice, jakie dzielą podmiot przetwarzający dane i administratora. Podmiot przetwarzający dane może działać na zlecenie administratora i realizować określone przez niego zamierzenia. Jego działalność polega np. na dostarczeniu chmurowych rozwiązań IT, które sprawią, że firma łatwiej zgromadzi i posegreguje przetwarzane dane.

Co wiąże się z wykorzystaniem danych osobowych?

To jeszcze nie koniec wielu informacji dotyczących RODO i ochrony danych osobowych. Przedsiębiorca działający na terenie Unii Europejskiej i zatrudniający mniej niż 250 osób ma obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania lub rejestru kategorii czynności.

Brzmi skomplikowanie prawda? Czym rejestr czynności przetwarzania różni się od rejestru kategorii czynności?

Czynności przetwarzania związane z danymi osobowymi to zespół działań takich jak m.in.: zbieranie, modyfikowanie czy przeglądanie. Natomiast kategorie czynności to usługi realizowane dla administratora danych przez zewnętrzną firmę, np. udostępnianie serwera WWW.

Dane na wagę złota

Pamiętaj jednak, że nie możesz gromadzić wszystkich dostępnych informacji. Twój dział sprzedaży musi pozyskać tylko to, co jest niezbędne dla jego pracy, a już samo to bywa denerwujące.

Wielu sprzedawców może powiedzieć, że pozyskiwanie zgód związanych z RODO zakłóca proces sprzedaży, jego tzw. flow. Trzeba przerwać prezentację, ciekawą rozmowę, omawianie argumentów, aby przejść do przykrej części związanej z tzw. papierologią. To zazwyczaj zajmuje za dużo czasu, a sprzedawcy z oczywistych powodów nie lubią go tracić.

Prawo do ochrony danych osobowych

Argumenty działu sprzedaży są zasadne, ale z drugiej strony klienci mają prawo do ochrony danych osobowych, a także udzielenia im rzetelnej informacji na ten temat. Na przedsiębiorcy spoczywa więc nie lada obowiązek.

RODO zapewnia osobom, których dane dotyczą, prawo do bycia zapomnianym. Co to oznacza? Każde informacje odnoszące się do osób fizycznych mogą być przez te osoby ponownie zweryfikowane. Klienci mają m.in. prawo zapytać o to, w jakim celu dane dotyczące ich miejsca zamieszkania, wieku czy płci, są zbierane.

Żądania przeniesienia danych, czyli prawa klienta

Prawo do bycia zapomnianym oznacza znacznie więcej. Potencjalni klienci mogą m.in. nie chcieć, aby ich dane były dalej przetwarzane, mają możliwość je zmienić lub ograniczyć prawo do ich użycia. Mają też opcję żądania przeniesienia danych do innego administratora.

Chociaż firmom nie musi być z tym po drodze, pamiętaj, że w interesie przedsiębiorców jest respektowanie prawa klientów do tego rodzaju zachowań. RODO nakłada na firmy określone obowiązki.

Co jeszcze mogą zrobić osoby, który gromadzone dane dotyczą? Jak to wygląda w praktyce? Klient może w każdej chwili wycofać swoją zgodę, co oznacza, że ma prawo do zakazania marketingu bezpośredniego.

Rola inspektora ochrony danych osobowych

Jakby tego wszystkiego było mało, rozporządzenie określa też zasady powoływania inspektora ochrony danych osobowych, czyli kogoś, kto najkrócej mówiąc, zajmuje się czuwaniem nad przestrzeganiem RODO w firmie.

Jeden z przepisów RODO mówi o tym, że inspektora może powołać administrator, czyli np. właściciel firmy, która działa na terenie Unii Europejskiej i regularnie oraz systematycznie przetwarza dane powiązane z monitorowaniem osób, ich preferencji, utrwalaniem wizerunku, zbieraniem wyników badań rynku czy informacji uzyskanych w ramach akcji marketingowych.

Rola inspektora jest o tyle ważna, że to właśnie jego należy powiadomić, gdy pracownik odkryje, że coś poszło nie tak, a na przetwarzane dane przykładowo nie pozyskano zgody.

RODO – różne punkty widzenia

Podsumowując, rozporządzenie ma za zadanie chronić prywatność osób, których dane dotyczą. Klienci mają prawo pozyskane informacje o sobie poprawiać, zmieniać, a nawet wycofać zgody marketingowe, których udzielili wcześniej. Z punktu widzenia konsumentów to ważne posunięcie, bo w cyfrowym świecie użytkownicy mają kontrolę nad tym, co dzieje się z ich danymi.

Jeżeli dana firma zbyt nachalnie stosuje wobec nich marketing bezpośredni, mogą stanowczo zareagować, a ich opinia nie może pozostać bez odpowiedzi. Z drugiej strony należy zrozumieć też sceptyczne podejście firm do RODO.

Czy przedsiębiorcy mają się czego bać?

Przedsiębiorcy muszą przestrzegać dość rygorystycznych zasad bezpieczeństwa, odpowiednio sformułować zgody na przetwarzanie danych, a o wszelkich naruszeniach informować inspektora ochrony danych. RODO wprowadza przejrzyste zasady, które regulują politykę prywatności, ale też nakłada wiele obowiązków na pracodawców.

To zrozumiałe, że pracownicy działów sprzedaży też nie są szczególnie zadowoleni z RODO. Klient musi udzielić znacznie więcej zgód, przeczytać tekst zapisany małym druczkiem, zrozumieć prawne niuanse, a po tym wszystkim może nie chcieć już słuchać o zaletach produktu.

Jednak, czy to naprawdę musi być aż tak skomplikowane? W aplikacji Salesbook znajdziesz rozwiązanie, które maksymalnie usprawni działania związane z wyrażaniem zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Przydatne rozwiÄ…zanie od Salesbooka

Salesbook dostarcza sprzedawcom i menedżerom sprzedaży wygodne rozwiązanie zarówno w postaci panelu administracyjnego (webowego), jak i aplikacji.

Dzięki zakładce Zgody marketingowe można samodzielnie zdefiniować treść oraz nazwę zgód, które korespondują z działalnością firmy. Jeżeli np. menedżer wprowadzi je w panelu webowym, sprzedawca będzie mógł skorzystać z nich też podczas bezpośredniego spotkania z klientem, gdy używa tabletu.

Taka możliwość na pewno pozytywnie wpłynie na dynamikę prezentacji oferty i będzie świadczyć o profesjonalnym podejściu do tematu bezpieczeństwa danych.

Z myślą o praktyce i skuteczności

Niezależnie od tego, czy sprzedawca będzie w codziennej pracy używał panelu, czy tabletu, z każdego z tych miejsc może bez problemu zapisać informacje o kliencie, jednocześnie zaznaczając zgody na przetwarzanie danych. Nie musi samodzielnie szukać potrzebnych treści i błądzić w gąszczu przepisów. Oznacza, że zaoszczędzony czas może przeznaczyć na skuteczną rozmowę z klientem.

Sam proces sprzedaży może być jeszcze bardziej elastyczny i dopasowany do indywidualnych potrzeb. Niekoniecznie już na etapie dodawania klienta trzeba zaznaczyć zgodę na przetwarzanie danych. Wówczas podczas rozmowy wystarczy poinformować go, że aby zapoznać się z wysłaną ofertą, będzie zobowiązany do zaznaczenia wymaganych zgód.

Poznaj możliwości Salesbooka i zwiększ sprzedaż

Dowiedz się więcej o nowoczesnej aplikacji dla sprzedawców. Umów się na bezpłatne demo.