Zdalne podpisywanie umów za pomocą SMS-a lub podpisu elektronicznego. Przewodnik krok po kroku

Daria Olech

2023-06-27

Elektroniczny podpis może mieć taką moc prawną jak podpis własnoręczny. W przypadku podpisywania umów ma ogromną zaletę nad swoim tradycyjnym odpowiednikiem – znacząco przyspiesza całą procedurę. Sprawdź, jak wykorzystywać zdalne podpisywanie umów i e-podpisy, aby szybciej finalizować transakcje.

Podpisy elektroniczne – co na to prawo?

E-podpisy pozwalają nam oszczędzać czas, upraszczają załatwianie różnego rodzaju formalności w urzędach i ułatwiają podpisywanie dokumentów. Skracają też czas trwania wielu procesów w firmach, np. podpisywanie faktur, przedłużanie oraz podpisywanie nowych umów, autoryzowanie płatności czy sygnowanie akt pracowniczych dotyczących pracowników oraz zleceniobiorców.

To, jak podpisać dokument za pomocą e-podpisu, reguluje prawo. Od 2016 r. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (w j. angielskim – Electronic IDentification, Authentication and Trust Services, skrót to eIDAS), ujednolica e-podpisy w krajach Unii Europejskiej. Rozporządzenie ma też na celu zwiększenie zaufania do transakcji wykonywanych drogą elektroniczną.

Czym jest podpis elektroniczny?

Wiele osób używa nazw podpis elektroniczny i kwalifikowany podpis wymiennie. Jednak różnice między nimi są znaczące i warto je poznać. Według przepisów unijnych podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych, również w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane i użyte przez podpisującego jako podpis.

Prościej mówiąc, zwykły podpis elektroniczny to potwierdzenie tożsamości, ale podpisywanie nim dokumentów nie jest tak bezpieczne, jak podpisywanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dlaczego? W przypadku podpisu elektronicznego tożsamość jest potwierdzana tylko deklaracją za pomocą adresu e-mail lub numeru telefonu. W wielu oficjalnych sytuacjach, np. dla Urzędów Skarbowych nie będzie to wystarczające.

Powód jest prosty, tego rodzaju podpis nie musi spełniać takich samych wymogów bezpieczeństwa jak kwalifikowany podpis elektroniczny. W myśl przepisów eIDAS nie jest równoważny własnoręcznemu podpisowi.

Podpis elektroniczny i jego rodzaje

Kolejnym rodzajem e-podpisu jest zaawansowany podpis niekwalifikowany. Oznacza to, że tożsamość osoby, która chce używać takiego podpisu, nie jest tak mocno weryfikowana, jak w przypadku podpisu kwalifikowanego.

Według zapisów eIDAS podpis zaawansowany musi spełnić następujące warunki:

• jest unikatowy i przyporządkowany danej osobie,
• umożliwia ustalenie osoby podpisującej dokument,
• jest składany za pomocą danych służących do podpisu elektronicznego, których użycie osoba składająca podpis kontroluje,
• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Ten rodzaj podpisu może być użyty do podpisywania umów handlowych lub umów wewnętrznych, ale nie muszą być one automatycznie akceptowane na terenie całej Unii Europejskiej.

Wśród tego rodzaju podpisu wyróżnia się też podpis osobisty, którym mogą posługiwać się osoby posiadające e-dowód wydawany w Polsce od 2019 r.

Jest też profil zaufany (podpis zaufany), który potwierdza tożsamość online w przypadku załatwiania prostych spraw w administracji publicznej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny i jego znaczenie

Na tle e-podpisów opisanych powyżej podpis kwalifikowany wyróżnia się najbardziej, ponieważ jako jedyny ma rangę podpisu własnoręcznego i taką samą moc prawną. W myśl przepisów eIDAS można składać go za pomocą certyfikowanego urządzenia, a autentyczność podpisu kwalifikowanego poświadcza certyfikat kwalifikowany.

Tylko osoba, do której należy podpis i ma certyfikat, może używać kwalifikowanego podpisu. Bardzo dużą zaletą tego rozwiązania jest to, że kwalifikowanym podpisem elektronicznym możesz podpisać dowolny dokument (również taki, które realizuje zadania publiczne), w tym także umowy międzynarodowe.

Wiesz już, jakie występują podpisy elektroniczne i czym się różnią, przejdźmy więc do tego, jak ich używać.

Jak założyć profil zaufany?

Jeżeli masz profil zaufany, możesz wykorzystać go do załatwienia spraw w wielu urzędach i ministerstwach. Jest powiązany z Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Podpis zaufany honoruje m.in. Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Ministerstwie Rozwoju (działania związane z działalnością gospodarczą).

Co zrobić, aby posługiwać się profilem zaufanym i podpisem zaufanym? Możesz stworzyć profil zaufany na 3 sposoby:

1. Za pomocą formularza online na stronie WWW profilu zaufanego.
2. Za pomocą konta internetowego i Twojego banku.
3. Używając e-dowodu, o którym już pisaliśmy wcześniej. W tym przypadku Twój komputer musi mieć czytnik, który odczyta Twoje dane z chipa na dowodzie. Warto też zainstalować oprogramowanie potrzebne do e-dowodu.

Jako przedsiębiorca możesz podpisem zaufanym załatwiać sprawy w serwisach administracji publicznej, np. zarządzać swoim kontem na stronie Biznes.gov.pl lub przygotowywać zmiany we wpisie w rejestrze CEIDG.

Jak podpisać dokument podpisem zaufanym?

Jeżeli chcesz wysłać dokument do urzędu i jest on już pobrany i zapisany na Twoim dysku, wystarczy zrobić kilka kroków.

Aby podpisać dokument elektroniczny (zapisany na dysku, np. w formacie.txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .doc, .xls, .ppt, .docx, .csv czy .jpg):

1. Wejdź na stronę Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego.
2. Kliknij Wybierz dokument z dysku swojego komputera lub przeciągnij plik myszką w to miejsce.
3. Kliknij Podpisz.
4. Zaloguj się na profil zaufany.
5. Kliknij Podpisz podpisem zaufanym.
6. Wprowadź kod, który przyjdzie do Ciebie SMS-em.
7. System automatycznie wygeneruje plik .xml z Twoim podpisem.
8. Klikając Pobierz, zapiszesz dokument na swoim komputerze.

Profil zaufany przydaje się przy podpisaniu dokumentu dla urzędu, co jednak z umowami handlowymi, które wymagają podpisu kwalifikowanego? Jak zdobyć taki podpis i jak skutecznie podpisać dokument za jego pomocą?

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

W przeciwieństwie do profilu zaufanego podpisem kwalifikowanym możesz podpisać nie tylko dokumenty dla urzędu czy sprawozdanie finansowe, ale też ważne umowy na odległość oraz brać udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.

Aby móc podpisywać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, musisz kupić go u jednego z certyfikowanych dostawców takiej usługi. Ich lista jest dostępna na stronie WWW Narodowego Centrum Certyfikacji.

Jak wymienia serwis Biznes.gov.pl, do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert.

Do kwalifikowanego podpisu najczęściej dołączony jest cały zestaw, który składa się ze/z:

• specjalnej karty kryptograficznej, na której jest Twój certyfikat kwalifikowany,
• czytnika kart, który musisz podłączyć do swojego komputera (są również takie współpracujące z takimi urządzeniami jak telefon komórkowy),
• oprogramowania, które trzeba zainstalować.

Jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym?

• Mając dokument elektroniczny, który chcesz podpisać, skorzystaj z zewnętrznego programu, który był dołączony do Twojego podpisu kwalifikowanego.
• Jeśli nie wiesz, jaki pobrać program lub jak go skonfigurować, zajrzyj na stronę Biznes.gov.pl.
• Postępuj zgodnie z krokami, które pojawią się w programie. W zależności od tego, jaki podpis został wybrany, kroki mogą się różnić. Najczęściej jednak w dalszej kolejności trzeba włożyć kartę do czytnika i uruchomić program.
• Po tym, jak podpiszesz dokument podpisem kwalifikowanym, nie otwieraj go ponownie. To może spowodować błędy.

Wybierając dostawcę podpisu, warto zapoznać się ze szczegółami usługi. Być może w Twoim przypadku sprawdzi się aplikacja mobilna, dzięki której możesz podpisać dokumenty służbowe i prywatne w dowolnym miejscu.

Jakie sprawy załatwisz z podpisem kwalifikowanym?

Jak już wspomnieliśmy, kwalifikowany podpis daje więcej możliwości niż przykładowo zwykły e-podpis. Dzięki niemu załatwisz wiele formalności, takich jak:

• Składanie deklaracji podatkowych do Urzędów Skarbowych.
• Składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS.
• Podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik.
• Zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych.
• Przekazywanie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
• Przesyłanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej szczegółów o transakcjach finansowych.
• Podpisywanie umów zakupu lub sprzedaży.
• Podpisywanie dokumentów dotyczących przetargu i wiele innych.

Jak podaje raport „Trusted economy in the new reality”, opublikowany przez Deloitte Legal po pandemii, posiadacze tego rodzaju podpisu korzystają z niego średnio 20 razy w miesiącu, zarówno do celów prywatnych, jak i zawodowych.

Automatycznie generowane umowy dla klientów

Wiesz już, jak zdobyć potrzebny e-podpis i jak wykorzystywać go do podpisywania umów. Załóżmy, że masz profesjonalny wzór oferty handlowej, którą wysyłasz do potencjalnego klienta.

Zdajesz sobie sprawę z tego, że Twoja oferta handlowa w formie elektronicznej okaże się skuteczna, a informacje zawarte w jej treści przekonają kontrahenta do podpisania umowy. Liczysz na szybkie domknięcie transakcji.

Po zaakceptowaniu oferty handlowej przez klienta przyjdzie czas na automatyczne wygenerowanie umowy. Najlepiej podobnie, jak w przypadku ofert handlowych, byłoby załatwić formalności zdalnie. Jak jednak to zrobić?

Używając Salesbooka, czyli nowoczesnego systemu CRM i aplikacji dla handlowców, możesz korzystać z gotowych szablonów umów i aktywnych pdf-ów, a następnie wysyłać je e-mailem do nowych klientów.

Każda podpisana umowa znajdzie się w systemie CRM w zakładce Umowy.

Zdalne podpisywanie umów za pomocą SMS-a

Oczywiście, mając Salesbooka, możesz podpisać dokument z klientem podczas bezpośredniego spotkania, korzystając z iPada. Taka umowa po podpisaniu trafi od razu do systemu CRM.

Jednak, jeżeli nie spotykasz się z klientem osobiście, nie ma problemu, aby podpisał dokument za pomocą kodu otrzymanego od handlowca SMS-em. To jeszcze szybszy sposób, niż korzystanie z podpisu kwalifikowanego.

• Wystarczy, że sprzedawca automatycznie wygeneruje potrzebny mu szablon umowy, który zostanie wgrany wcześniej do systemu.
• Następnie wysyła do klienta e-maila zatytułowanego Dokumenty do podpisu, czyli o tytule, który wyraźnie sugeruje, że chodzi o umowę.

Kolejne kroki wykonuje już klient, są to:

Krok 1. Pobranie dokumentów z e-maila.

Krok 2. Podpisanie umowy za pomocą kodu.

Krok. 3. Możliwość pobrania potwierdzenia podpisania umowy.

Kiedy klient otrzyma dokument na e-maila, dostanie też SMS-em unikatowy kod, który musi wpisać w odpowiednie pole w umowie. Po wpisaniu kodu umowa zostaje podpisana. Jest traktowana jako równoważna pod względem skutków prawnych umowie podpisanej podpisem odręcznym.

Salesbook zintegrowany z Autenti

To nie jest jedyny sposób podpisywania umów, który umożliwia Salesbook.

Jeżeli w Twojej firmie sprzedawcy korzystają z platformy Autenti, nic nie stoi na przeszkodzie, aby mogli korzystać z Salesbooka i podpisywać umowy, tak jak do tej pory.

Autenti oferuje trzy rodzaje podpisów elektronicznych do wyboru: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Możesz podpisywać dokumenty na smarftonie, tablecie lub komputerze, niezależnie od tego, gdzie jesteś. Wystarczy Ci dostęp do Internetu.

Każdy podpisany dokument elektroniczny jest dostępny w archiwum Autenti. Jednocześnie w związku z tym, że używasz Salesbooka wszystkie podpisane umowy trafiają też do systemu CRM do zakładki Umowy. Oznacza to, że najważniejsze dokumenty gromadzisz w jednym miejscu.

Dlaczego warto korzystać z podpisów elektronicznych?

Jest wiele argumentów przemawiających za tym, aby korzystać z podpisu elektronicznego. Coraz częściej klienci chcą otrzymywać nie tylko elektroniczne oferty handlowe, ale również umowy, które mogą podpisać w kilka chwil.

Poza tym dokument elektroniczny ma jeszcze jedną zaletę – to ekologiczne rozwiązanie, które nie wiąże się z drukowaniem ton papierowych umów, a następnie z przechowywaniem ich.

Duże przedsiębiorstwa i mniejsze firmy stają się coraz bardziej zdygitalizowane. Częściowo wymusiła to pandemia, a częściowo wiąże się z to ze zmianami w prawie Unii Europejskiej. Od 2024 r. wszystkie firmy będą zobligowane do używania elektronicznych faktur.

Z informacji podawanych przez portal Marketing i Biznes, wynika, że w 2021 r. już 600 tys. Polaków podpisywało się podpisem kwalifikowanym. Z kolei liczba profili zaufanych wzrosła z 1,3 mln w 2013 r. aż do 11 mln w maju 2021 r.

Jeszcze więcej zalet podpisu kwalifikowanego

• Szybsze i bezpieczne podpisywanie umów zarówno z kontrahentami, jak i pracownikami. Jak podaje raport „Trusted economy in the new reality”, opublikowany przez Deloitte Legal, czas podpisywania umów może skrócić się z 7 dni do 1 dnia. Jako przykład dokument opisuje case study dotyczące wdrożenia m.in. podpisywania umów podpisem kwalifikowanym w sektorze finansowym.
• Dokument podpisany elektronicznie podpisem kwalifikowanym przez klienta ma taki sam status prawny jak dokument podpisany własnoręcznie.
• Sprawne załatwianie formalności z podmiotami publicznymi. Możliwość składania sprawozdań finansowych oraz łatwiejszy kontakt z urzędami. Według Deloitte Legal aż 65% respondentów badania wskazało, że podpisuje podpisem kwalifikowanym sprawozdanie finansowe.
• Oszczędność czasu. Handlowcy nie tracą go na drukowanie i poprawianie treści. Automatyzacja pozwala sprzedawcom na przygotowywanie nowej oferty handlowej, którą mogę wysłać do klienta.(Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak napisać ofertę handlową, która jest skuteczna i przekona Twojego klienta, a także zaplanować cały proces sprzedaży, sprawdź, jak działa FORMUŁA SALESBOOKA).

Podsumowanie

Mając skuteczną ofertę handlową, myślisz o tym, aby sprawnie i bez problemów doprowadzić do sfinalizowania transakcji. Podpisywanie umów podpisem kwalifikowanym lub za pomocą SMS-a jest bezpieczne i znacznie przyspiesza całą procedurę.

Używając Salesbooka, możesz nie tylko przygotowywać wzór oferty handlowej, która wyróżnia się na tle innych, ale też automatycznie generować umowy oraz zdalnie je podpisywać. Dzięki automatyzacji usprawniasz pracę działu sprzedaży o ponad 50%.

Wypróbuj Salesbooka

Aby dowiedzieć się, jak w praktyce możesz wykorzystać możliwości Salesbooka, zapisz się na bezpłatne demo.