Wdrożenie nowego pracownika z Salesbookiem. Jak zbudować proces onboardingu?

Daria Olech

2023-06-12

Tylko 12% pracowników przyznaje, że satysfakcjonuje ich proces onboardingu – wynika z ostatnich badań instytutu Gallupa. Jak więc powinien wyglądać nowoczesny onboarding pracownika? Na ile może pomóc Ci w tym technologia? Sprawdź, jak przeprowadzić onboarding w profesjonalny sposób z Salesbookiem.

Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding to – najprościej mówiąc – wdrożenie pracownika do pracy w organizacji. Jest to proces adaptacyjny, który odbywa się przez pierwszych kilka dni lub tygodni pracy.

Termin nawiązuje do lotnictwa, gdzie onboarding oznacza rozpoczęcie procedury przyjęcia na pokład. Natomiast onboarding w rozumieniu działu HR to różne czynności, których rezultatem jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie.

Wprowadzenie pracownika w nowe środowisko pracy to jeden z najważniejszych procesów zespołu HR. To tak naprawdę długofalowe działanie, które może angażować wiele osób, w tym m.in. menedżera czy osobę określaną jako „buddy” (w j. polskim – kumpel, kumpela).

Buddy może być dowolnym pracownikiem o odpowiedniej wiedzy merytorycznej, który wesprze koleżankę lub kolegę w nowym miejscu pracy. Wbrew pozorom każdy detal w takim procesie ma znaczenie.

Pracownicy niekoniecznie są zadowoleni

Warto dobrze zaplanować onboarding pracownika, ponieważ to właśnie w tym gorącym okresie okazuje się, czy to, co przekazujesz kandydatom w ramach działań employer brandingowych i na etapie rekrutacji, znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Według różnych źródeł od 33% do 50% nowych pracowników zmienia miejsce pracy po upływie pół roku m.in. z powodu niezadowolenia z procesu wdrożenia.

Z ostatnich badań instytutu Gallupa wynika, że tylko 12% pracowników jest zadowolonych ze swojego procesu onboardingu.

Ale kiedy tak naprawdę mówimy o początku procesu onboardingu? Czytając różne opracowania na temat wdrażania nowych pracowników, można spotkać się z opiniami, że idealny proces wdrożenia rozpoczyna się jeszcze przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy, a kończy, gdy nowy pracownik może samodzielnie wykonywać nowe obowiązki i wspierać zespół.

Cztery etapy procesu onboardingu

Rozważając te kwestie, Talya N. Bauer, badaczka i profesorka Uniwersytetu Stanowego w Portland, zaproponowała model onboardingu 4c. W swoim opracowaniu „Onboarding New Employees: Maximizing Success” wyróżniła 4 kluczowe poziomy w onboardingu.

Efektywny onboarding składa się z czterech poziomów, określanych jako 4C:

1. Compliance – (w j. polskim – zgodność) to najniższy poziom jeszcze przed rozpoczęciem pracy i obejmuje wyjaśnienie kwestii formalnych oraz przekazanie podstawowych informacji. To odpowiednie wdrożenie pracownika w procedury, szkolenia dotyczące prawa pracy i inne niezbędne formalności potrzebne do wykonywania obowiązków.To też czas na to, aby nowy pracownik dostarczył do działu HR odpowiednie dokumenty: dyplomy, świadectwa, certyfikaty i wyniki badań z medycyny pracy. W tym momencie również nowym pracownikom udzielany jest dostęp do narzędzi wykorzystywanych w pracy, programów, czy skrzynki e-mailowej.Jeżeli dana organizacja korzysta z automatyzacji, generowanie umowy i podpisanie jej z nowym pracownikiem zajmuje kilka chwila. Powinna istnieć też opcja podpisania jej w formie zdalnej.
2. Clarification – (w j. polskim – wyjaśnienie) omówienie tego, czym nowy pracownik będzie zajmował się na danym stanowisku to ważny etap procesu adaptacyjnego. Obejmuje doprecyzowanie obowiązków, upewnienie się, czy ze strony pracownika na pewno wszystko jest jasne.Z jednego strony warto pamiętać, że nowy pracownik musi rozumieć swoje obowiązki i oczekiwania wobec niego. Z drugiej strony, zespół nowo zatrudnionej osoby również powinien rozumieć jej rolę i móc dobrze wdrożyć nową osobę.

1. Culture – (w j. polskim – kultura) to bardzo szeroka kategoria, która obejmuje zapoznanie nowego pracownika z kulturą organizacyjną i normami społecznymi, które obowiązują w nowym miejscu pracy. To czas na poznanie misji, wizji i wartości oraz struktury organizacyjnej.Niektóre firmy przygotowują podręczniki zawierające najważniejsze informacje na temat firmy lub wdrażają system polegający na pomocy „ambasadorów”. Są to pracownicy wierzący w misję swojej organizacji i chętnie dzielący się wiedzą o kulturze organizacyjnej oraz działaniach firmy.
2. Connection – (w j. polskim – więzi), czyli integracja nowego pracownika z zespołem, przedstawienie go społeczności firmowej. Etap często bagatelizowany, gdy dział HR i szefowie wychodzą z założenia, że „jakoś to będzie”, a nowa osoba na pewno sama się odnajdzie w nowym miejscu i pozna członków zespołu.To błąd, ponieważ ten etap także ma ogromne znaczenie dla nowego pracownika. To właśnie wtedy nawiązują się długofalowe relacje, które będą miały wpływ na ogólną atmosferę w zespole.

Niektóre źródła wymieniają jeszcze etap pre-onboardingu jako etap początkowy tuż przed etapem Compliance i podpisaniem umowy. W takim ujęciu pre-onboarding to czas na przygotowanie odpowiedniej dokumentacji, skierowanie na badania medycyny pracy, nadanie odpowiednich dostępów czy przygotowanie stanowiska pracy.

Proces onboardingu i jego strategie

Proces wdrożenia jest opisywany w różnych źródłach nie tylko w odniesieniu do modelu 4C, ale również w odniesieniu do strategii, jakie mogą przyjmować różne organizacje.

Jeżeli planowanie onboardingu i jego wdrożenie ogranicza się do zapoznania nowego pracownika z dokumentacją, procedurami i nadaniem odpowiednich dostępów – mówimy wówczas o onboardingu pasywnym.

Natomiast onboarding proaktywny obejmuje nie tylko poznanie kwestii formalnych, ale też życia organizacji, kultury firmy i współpracowników. Możemy powiedzieć, że onboarding proaktywny bierze pod uwagę wszystkie elementy modelu 4C. Tego rodzaju wdrożenie najlepiej przygotowuje nowego pracownika do objęcia stanowiska.

Wdrożenie nowego pracownika – ile może trwać?

Talya N. Bauer, autorka modelu onboardingu 4C, w swoim opracowaniu „Onboarding New Employees: Maximizing Success” wskazuje, że nowy pracownik potrzebuje 90 dni na to, aby odnaleźć się i wykazać na nowym stanowisku pracy.

Niestety, w Polsce proces onboardingu odbiega od takich standardów. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Gamfi w 2021 r., w przypadku 56% zapytanych firm trwał on niecały tydzień – z czego w przypadku 21% organizacji nowi pracownicy zapoznawali się z działaniem firmy przez jeden dzień, a w 35% firm – w czasie od 2 do 6 dni.

Tymczasem według Instytutu Gallupa zanim pracownik osiągnie pełną efektywność, może zająć nawet 12 miesięcy. Warto wykorzystać maksymalnie pierwsze miesiące na to, aby wdrożenie pracownika w obowiązki nie polegało na chaotycznym przekazywaniu wiedzy lub wyłącznie na skupianiu się na podpisywaniu stosów dokumentów.

To również ważne z innego powodu – wielu pracodawców kompletnie nie bierze pod uwagę tego, jak bardzo rozpoczęcie nowej pracy może być stresujące. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony onboarding oraz stopniowe wprowadzanie nowego pracownika ma kluczową rolę, o czym więcej już za chwilę.

Dlaczego profesjonalny onboarding pracownika ma znaczenie?

Rozpoczęciu pracy na ogół towarzyszy stres, ale też chęć poznania swoich współpracowników w nowej firmie i nowych obowiązków. W latach 60. psychiatrzy Thomas Holmes i Richard Rahe, którzy badali zjawisko stresu, opracowali listę 44 najbardziej stresujących sytuacji w życiu. Okazuje się, że zmiana pracy plasuje się w pierwszej dwudziestce.

Skoro nowe stanowisko pracy i miejsce zatrudnienia może wzbudzać takie emocje, warto przemyśleć cały proces wdrażania pracownika. Każde potknięcie ze strony pracodawcy będzie miało bezpośredni wpływ na wizerunek firmy i dalsze decyzje pracownika o pozostaniu w organizacji bądź też nie.

Proces onboardingowy nie może zostać pozostawiony przypadkowi ze względu na kilka powodów.

• Onboarding pracownika jest kosztowny – dobre przygotowanie nowego pracownika i wprowadzenie go w życie firmy, zapoznanie z nowymi obowiązkami i zadaniami, a także obowiązującymi procedurami jest niezwykle istotne. Zajmuje nie tylko sporo czasu, ale też pochłania znaczne środki finansowe.Według różnych źródeł związanych z branżą HR, jest to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Co składa się na taką kwotę? Na przykład koszty rekrutacji, badań lekarskich, nowego sprzętu, wyposażenia miejsca pracy czy zorganizowania niezbędnych szkoleń.Tymczasem jak podaje Society for Human Resource Management (SHRM) źle przeprowadzony onboarding przyczynia się do dużej rotacji pracowników, nawet na poziomie 50% w pierwszych miesiącach od zatrudnienia.
• Wspierasz działania employer brandingowe – wielu pracodawców nie ma świadomości, ze skuteczny onboarding nowego pracownika przynosi jeszcze więcej wymiernych korzyści w dłuższej perspektywie niż tylko te finansowe.Zadowolony pracownik opowie o Twojej firmie znajomym i poleci ją jako dobre miejsce pracy. Jednak jak wynika z raportu Digitate opublikowanego kilka lat temu, 1 na 5 kandydatów nie poleca firmy znajomym z powodu źle zaplanowanego wdrożenia.
• Zmniejszasz szansę na rotację pracowników – z badania przeprowadzonego kilka lat temu przez Brandon Hall Group wynika, że skuteczny onboarding wpływa na zatrzymanie nowego pracownika o 82%. Natomiast aż 91% pracowników, którzy ocenili swoje wdrożenie jako satysfakcjonujące i poznali kulturę organizacyjną firmy, czuje się bardziej związanych z miejscem pracy.

• Poprawiasz efektywność pracownika i całego zespołu – to zrozumiałe, że nowemu pracownikowi należy poświęcić więcej czasu, aby wdrożył się w obowiązki. Raport Brandon Hall Group podaje, że dobry onboarding pracownika wpływa na jego efektywność nawet o 70%.
• Wpływasz na większą motywację pracowników i identyfikację z organizacją – z badań BambooHR wynika, że 89% pracowników, którzy pozytywnie oceniają proces onboardingu, wskazuje na większe zaangażowanie w wykonywanie obowiązki.
• Dzięki informacji zwrotnej wiesz, co należy poprawić w procesie – badania typu Pulse Check, czyli tłumacząc na j. polski – badania pulsu pracownika, są często stosowane przez HR, aby uzyskać informację zwrotną o procesie onboardingu. Możesz sprawdzać w nich znajomość najważniejszych informacji oraz to, jak wśród nowych pracowników oceniane jest wdrożenie.
• Dzięki automatyzacji przeprowadzony onboarding zajmuje mniej czasu i uwalnia zasoby w postaci pracowników – onboarding pracownika angażuje zarówno dział HR, menedżera zespołu, jak i innych pracowników. Jeżeli pewną część tego procesu przejmie automatyzacja, zaoszczędzisz czas, a wdrażanie nowego pracownika na tyle, na ile pozwoli technologia, przejmie aplikacja.

Automatyzacja w procesie onboardingu pracownika

Po marcu 2020 r. cyfryzacja i automatyzacja na świecie znacznie przyspieszyły, co znajduje też odzwierciedlenie w trendach dotyczących sposobu organizowania pracy.

Z raportu IDC „Digital Work Transformation 2021” wynika, że 84% firm na świecie planuje zwiększyć cyfryzację procesów dotyczących organizacji pracy. Również działy HR zwracają się w stronę automatyzacji, aby ograniczyć tzw. papierologię i czas potrzebny na załatwianie formalności.

Z informacji zebranych i opracowanych przez Ventures Pracuj.pl i Pracuj.pl w raporcie „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii 2021”, wynika, że co czwarta osoba zajmująca się obszarem HR w organizacji uznaje za swój priorytet proces rekrutacji i organizację onboardingu w sposób zdalny oraz z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.

Dlaczego warto zautomatyzować proces onboardingu?

• Nie angażujesz menedżera i zespołu w takim stopniu jak dotychczas, oszczędzasz więc ich czas. Mogą skupić się na innych zajęciach.
• Ograniczasz formalności do minimum, automatyzując np. wysyłanie maili o zbliżających się szkoleniach lub generowanie dokumentów.
• Nowy pracownik od początku działa zgodnie z ustalonym planem i harmonogramem, a Ty unikasz chaosu.
• Masz wiedzę na temat tego, jaką wiedzę powinien mieć pracownik po poszczególnych etapach. Jeżeli nowa osoba będzie czuła, że musi coś sprawdzić lub upewnić się co do informacji, zawsze może wrócić do udostępnionych materiałów.
• To Ty decydujesz, jakie etapy wdrożenia następują po sobie i masz pełną wiedzę na temat tego, na jakim etapie jest kandydat. Wybierając odpowiednie narzędzie do automatyzacji, możesz spersonalizować ten proces i dopasować go do potrzeb Twojej firmy.

Profesjonalne wprowadzenie pracownika. Jak zbudować proces onboardingu z Salesbookiem?

Salesbook to nowoczesna aplikacja na iPada oraz panel administracyjny, które pozwalają na profesjonalne zaplanowanie onboardingu krok po kroku i wdrożenie nowej osoby do organizacji.

Możesz zacząć od zaprojektowania właściwej komunikacji do nowego pracownika i załączenia odpowiednich dokumentów, takich jak m.in. umowa o pracę, umowa o zachowaniu poufności, regulamin pracownicy, formularz do badań medycyny pracy czy informację o benefitach.

Dzięki automatyzacji możesz wysłać tę samą wiadomość do wielu pracowników, a wcześniej ustawić sobie przypomnienie w systemie o tym, kiedy należy rozpocząć proces pre-onboardingu.

Automatyzacja pozwala Ci też usystematyzować pracę i powiadomić w wybranym przez Ciebie czasie menedżera i np. opiekuna merytorycznego (tzw. „buddy”) o tym, że do ich zespołu dołączy wkrótce nowa osoba. Możesz oznaczyć odpowiednie osoby w systemie, ale również wysłać do nich automatyczne, przypominające e-maile.

Kolejne działanie to zamówienie pakietu powitalnego (tzw. Welcome Pack) oraz powiadomienie działu IT o potrzebie i konfiguracji nowego sprzętu.

Korzystając z panelu administracyjnego Salesbooka, możesz zmienić status wdrożenia w zależności od tego, czy wszystkie elementy potrzebne do powitania nowej osoby w firmie złożą się w całość.

Zaplanuj pierwszy dzień

Załóżmy, że nowy pracownik ma już potrzebny sprzęt, a Welcome Pack czeka na jego biurku. Pierwszy dzień jest już prawie dopracowany. Dzięki automatyzacji możesz upewnić się, że wszyscy będą wiedzieli o nowym pracowniku, a także, co mają robić, gdzie się stawić oraz czy mają inne niezbędne informacje.

Co możesz zrobić z Salesbookiem?

• Wysyłasz automatycznego e-maila do nowego pracownika z dokładnym planem dnia, mapką dojazdu i innymi ważnymi informacjami.
• Wysyłasz automatyczne maile lub SMS-y do menedżera i opiekuna merytorycznego, aby upewnić się, czy pamiętają, że do zespołu dołącza nowa osoba.
• Możesz dokładnie zaplanować kto i w jakim czasie spotka się z nowym pracownikiem i wysłać odpowiednim osobom powiadomienia.

• Wysyłasz automatycznego maila do pracowników o tym, że do organizacji dołączają tego dnia nowe osoby i załączasz do niego ich krótkie opisy.
• Planujesz kolejny krok w postaci udostępniania najważniejszych materiałów o firmie, jej wizji i wartościach, które dzięki Salesbookowi są już gotowe. Wystarczy, że nowy pracownik uruchomi prezentację w aplikacji.

Zaprezentuj misję firmy i wartości

W pierwszym tygodniu pracownika warto przekazać mu informacje dotyczące procedur obowiązujących w firmie i początkowych szkoleń np. BHP.

To również czas na to, aby nowa osoba dowiedziała się więcej o misji organizacji. Bardzo dobrze sprawdzają się w takich przypadkach krótkie nagrania np. prezesa, który wita w firmie pracownika i opowiada o najważniejszych elementach i wartościach oraz kulturze organizacyjnej.

Dzięki Salesbookowi możesz w maksymalnym stopniu uatrakcyjnić swoją prezentację o firmie, wgrywając do aplikacji filmy, uzupełniając ją o zdjęcia, grafiki, wizualizacje i spersonalizowany tekst.

Za każdym razem, jeżeli nowy pracownik przeczyta najważniejsze informacje zawarte w module i oznaczy go jako zakończony, pracownik działu HR otrzyma powiadomienie w panelu administracyjnym, dzięki temu będzie wiedzieć, na jakim etapie wdrożenia jest dana osoba.

Po części dotyczącej misji i wizji nowy pracownik powinien zapoznać się z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa czy polityką antydyskryminacyjną.

To oczywiste, że tak duży zasób informacji może powodować przytłoczenie, a nowa osoba może zadawać pytania związane z materiałami. Jeżeli chcesz odciążyć opiekuna lub menedżera, możesz przygotować zakładkę FAQ w aplikacji, z kwestiami, które najczęściej nurtują nowe osoby.

Nowe stanowisko pracy i obowiązki

Zanim dana osoba zacznie działać z pełną mocą, a „buddy” wprowadzi do zespołu i w nowe obowiązki, dobrze, aby pracownik krótko zapoznał się z tym, czym będzie się zajmował oraz nad czym pracują współpracownicy.

Automatyczna ankieta

Jeżeli ostatni etap onboardingu dobiega końca, możesz zaplanować i przesłać nowemu pracownikowi ankietę, w której zapytasz go o wrażenia dotyczące onboardingu. Wcześniej możesz załadować potrzeby Ci szablon do panelu administracyjnego.

O co możesz zapytać w ankiecie? Warto zadać następujące pytania:

• Czy otrzymałeś(-aś) Welcome pack?
• Czy przed pierwszy dniem pracy otrzymałeś(-aś) informacje na temat pierwszego dnia pracy?
• Czy wszystko w materiałach wdrożeniowych było dla Ciebie jasne? Wymień, co było niejasne.
• Czy uzyskałeś(-aś) wystarczające informacje od osoby przydzielonej Ci do pomocy?
• Czego zabrakło w trakcie pierwszego tygodnia pracy?

Na zakończenie wdrożenia, jeżeli chcesz mieć pewność, że nowy pracownik na pewno przyswoił najważniejsze informacje, możesz dołączyć do bazy wiedzy quiz dotyczący znajomości organizacji. Do aplikacji możesz wgrać też kolejne materiały, które pomogą Ci ulepszyć proces.

Wypróbuj możliwości Salesbooka

Salesbook jest elastycznym narzędziem do onboardingu, a automatyzacja przyspieszy i usprawni proces, co w perspektywie czasu przyniesie Ci wymierne korzyści.

Jeżeli zainteresowały Cię możliwości Salesbooka dotyczące onboardingu, zapisz się na bezpłatne demo.