Jak automatycznie generować umowę i jak ją szybko podpisać?

Daria Olech

2023-02-24

Podpisanie umowy z klientem to finał skutecznego procesu sprzedaży. Warto, aby moment jej zawarcia nie przeciągał się w nieskończoność. Czy istnieją narzędzia, które pozwolą Ci automatycznie generować umowę i szybko ją podpisywać? Okazuje się, że tak.

Jakie emocje towarzyszą podpisaniu umowy?

Pamiętasz to uczucie, które pojawia się, gdy nagle wszystkie elementy układanki do siebie pasują, a klient mówi: „Podpisujemy”? To ten moment, gdy długie rozmowy, szukanie najlepszych rozwiązań, wymiana e-maili i negocjacje zakończyły się sukcesem. Możemy założyć się, że poza satysfakcją czułeś też ulgę.

Na ogół sporządzaniu umowy towarzyszą różne obowiązki i ustalenia, o których odpowiedzialny pracownik nie może zapomnieć. Stres, nerwy, upewnianie się, czy Twój kontrahent ma wszystko to, na czym mu zależało, ogarnianie systemu CRM – na pewno dobrze zna to każdy z pracowników działu sprzedaży.

Ile czasu kosztowało Cię sprawdzenie, czy wszystkie informacje, które zawiera umowa handlowa, są na pewno precyzyjne i znajdują się we właściwym miejscu? Nie mówiąc już o tym, że sam proces jej podpisywania może przeciągać się i przeciągać.

Zanim jednak do tego dojdzie, czekają Cię jeszcze inne ważne elementy procesu sprzedaży.

Zanim osiągniesz sukces

Dzień z życia pracowników działu sprzedaży to materiał na film instruktażowy o zarządzaniu czasem i relacjami. Codzienne prozaiczne zadania i dużo pracy – między innymi obsługa systemu CRM, który może być mniej lub bardziej intuicyjny.

Jeżeli w Twojej firmie system CRM należy do przestarzałych lub nie ma go wcale, sam musisz zadbać o to, aby się nie pogubić i mieć przydatne materiały w jednym miejscu. Dodajmy do tego odpisywanie na e-maile i przeglądanie nowych kontaktów do potencjalnych klientów.

Jako sprzedawca masz codziennie wiele kontaktów z klientami – doradzasz, poszukujesz najlepszych rozwiązań, zastanawiasz się, jak precyzyjnie odpowiedzieć na zadawane pytania. Opowiadasz o firmie, jej realizacjach czy usługach.

Zdarza się, że wsiadasz w samochód i pędzisz na drugi koniec Polski, aby zaprezentować, jak działa dany produkt i wyjaśnić jego wszystkie funkcje. To zajmuje dużo czasu, ale takie właśnie są elementy Twojej pracy.Jednocześnie cały czas myślisz o tym, czy na pewno o czymś nie zapomniałeś.

Co prowadzi do udanej transakcji?

Na to, czy wszystkie Twoje starania nie pójdą na marne, a umowa handlowa dojdzie do skutku, składa się kilka czynników. Są to:

• dobrze zdefiniowany target – czy na pewno wiesz, kim są Twoi klienci, jakie firmy powinieneś wziąć pod uwagę, interesuje Cię duże przedsiębiorstwo, czy raczej mniejsze biznesy zatrudniające niewielu pracowników,
• bycie ekspertem – jako autorytet jesteś nie tylko zobowiązany wiedzieć, co i dlaczego oferujesz, ale też podać przykład skutecznego wdrożenia tych rozwiązań. Nie można zapominać również o poparciu argumentów konkretnymi danymi,
• budowanie relacji z klientami – zanim podpiszesz umowę, stawiasz na dobrą relację z klientem. Aktywnie słuchasz, rozpoznajesz potrzeby, rozwiewasz wątpliwości drugiej strony, udzielasz pomocy. Wiesz, że skuteczna komunikacja to podstawa,
• ciekawa prezentacja produktów lub usług – to kolejne obowiązki związane z Twoją pracą, dzięki którym możesz uzmysłowić klientowi, że masz dokładnie to, czego potrzebuje. Używasz języka korzyści i starasz się spersonalizować ofertę, aby uzyskać zgodę na podpisanie umowy.

Umowa handlowa i jej szczegóły

Załóżmy, że wszystkie te elementy zostały spełnione i nadszedł czas przygotowania treści umowy w oparciu o przepisy prawa oraz ustalenia z klientem. Co powinna zawierać umowa handlowa?

Umowa (łac. contractus), (ang. meeting of minds), to wg „Encyklopedii PWN” dwustronna czynność prawna, prowadząca do powstania zobowiązania. Umowa handlowa, to, jak mówi prawo, po prostu każda umowa, która dotyczy obrotu gospodarczego.

Możemy wyróżnić jej dwie kategorie:

• umowy zawierane przez firmy,
• umowy zawierane pomiędzy firmami a klientami indywidualnymi.

Jak opisuje „Poradnik Przedsiębiorcy”, wystarczy zgodne ustne oświadczenie dwóch stron umowy, aby ją zawrzeć. Jednak jak w praktyce klienci i firmy udowodniliby, że realizacja ustaleń nie przebiega zgodnie z planem?

Nie byłoby łatwo tego dowieść w przypadku nieprawidłowości. Ze względu na związane z tym trudności i możliwe konsekwencje prawne, strony decydują się na formę pisemną jej zawarcia.

Oczywiście do podpisania umowy dochodzi, gdy warunki są akceptowane przez każdą stronę, a zapisy –przejrzyste. Przekonanie, że wszystko jest w porządku, musi graniczyć z pewnością, zwłaszcza jeżeli w grę wchodzą strategiczni klienci i duże sumy.

Co musi zawierać dokument i co jest ważne dla obydwu stron umowy?

Formułując umowę, trzeba pamiętać o kilku elementach, które powinna zawierać. Są to z pewnością:

• strony umowy –jak mówi prawo, dobrze skonstruowana umowa handlowa musi określać strony jej zawarcia oraz dokładnie je nazwać i podać ich dane,
• przedmiot umowy –jeżeli spisujemy umowę, ta treść jest jedną z najważniejszych, ponieważ zawiera w sobie całą wartość merytoryczną: cele, znaczenie, oczekiwania, charakter usług,
• obowiązki stron umowy – to przejrzyste zapisy, które określają prawa i obowiązki każdej ze stron umowy. Formułując je, trzeba pamiętać, aby łatwo można było je zrozumieć,

• sposób rozliczenia i płatności – w tej części umowy należy zdefiniować sposób i termin zapłaty, a także podać wartość usług lub produktów, które są częścią umowy. Warto podać też co się stanie, jeżeli jedna ze stron nie wywiąże się z obowiązku zapłaty,
• postanowienia końcowe – jak stanowi prawo, w tym miejscu firmy lub osoby zawierające umowę muszę umieścić informacje o warunkach zmiany umowy i okresie jej rozwiązania. Powinien tutaj również pojawić się artykuł mówiący o tym, że umowa handlowa ma formę pisemną.

Umowa handlowa – czemu jej podpisanie może utrudniać pracę?

Każdy pracownik działu sprzedaży nie lubi, gdy zadania piętrzą się, pracy przybywa, a trzeba skupić się jeszcze na odpowiednich zapisach w umowie i doprowadzeniu do jej podpisania.

Praktyka pokazuje, że wcale nie musi przebiegać to sprawnie i bezproblemowo. Z czym może wiązać się taka z pozoru nieskomplikowana czynność? Przecież wiemy, co uzgodniliśmy i na czym zależy firmie, z którą współpracujemy.

Czego pracownicy działów sprzedaży nie lubią, a co niestety jest związane z podpisywaniem umowy?

Trudności z zebraniem wszystkich informacji – gdy firma nie wyposaża handlowców w system CRM, nie jest łatwo zebrać dane, które do tej pory były zapisywane w różnych miejscach.

Części informacji jest gdzieś w laptopie, część w komórce, jeszcze inne zostały na kartkach papieru lub w głowach handlowców. Jak skutecznie zebrać ogół najważniejszych danych w takim przypadku?

Klient znów zmienia zdanie – załóżmy, że sprzedawca ma zarządzanie czasem i relacjami opanowane dość dobrze i umowa handlowa jest już na finiszu. Jego firma ma system CRM, więc sprzedawca zebrał ze sobą odpowiedni dokument i pojechał na spotkanie.

Niestety kontrahent uznał, że pewien artykuł i jego treść jednak budzi pewne zastrzeżenia. Zrezygnowany sprzedawca wraca, wchodzi w system, poprawia umowę i ma nadzieję, że tym razem wszystko będzie dobrze. Poświęca kolejny czas na dojazdy i spotkania.

Kontrahent prosi o konsultację z zewnątrz – niestety sprzedawca trafił na klienta, który stale coś poprawia, nie jest do końca pewny swojego zdania, nie ma zaufania do firmy. W związku z tym pyta o radę bardziej doświadczonych pracowników, prosi o dodatkową konsultację prawnika z zewnątrz.

Za każdym razem chce, aby handlowiec nanosił poprawki do wprowadzonych wcześniej poprawek. Maile i telefony mnożą się, sprzedawcy przybywa pracy. Nie ma narzędzi, dzięki którym wykona te zadania inaczej i szybciej. Czas na kolejne drukowanie dokumentów.

Papierologia i noszenie sterty dokumentów – w tym przypadku brak narzędzi typu system CRM również nie ułatwia pracy. Wiele spotkań w ciągu dnia oznacza dla sprzedawcy zabieranie ze sobą stert dokumentów i teczek, a później ich przechowywanie. Inaczej byłoby, gdyby mógł skorzystać z automatyzacji, a jego firma zainwestowałaby w nowoczesne technologie.

Jakie są oczekiwania klientów?

Twój kontrahent też ma dużo pracy, a czytanie wielu wersji umowy (bo zawsze coś było nie tak), to dla niego kolejne zadania do wykonania. Też chciałby mieć już to z głowy i załatwić niezbędne formalności.

Jakie ma oczekiwania w stosunku do umowy?

• Powinna być napisania w miarę prostym językiem.
• Jej treść musi zgadzać się z Waszymi ustaleniami – przecież wymienialiście e-maile i telefony.
• Musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez prawo, aby nie tracić czasu na wyjaśnianie nieprawidłowości. Najlepiej, gdyby klient mógł wysłać Ci szablon, którego sam używa.
• Dobrze, jeżeli możesz szybko wygenerować umowę i wysłać ją w formie elektronicznej, co usprawni jej podpisanie. Oboje zaoszczędzicie czas na dojazdach.

Automatyczne generowanie umowy – co może Ci dać?

Automatyczna możliwość generowania umów i przechowywanie ich w systemie CRM ma bardzo duże zalet, na pewno ułatwi też i usprawni Twoją pracę. Przede wszystkim nie drukujesz stosów papierów i nie marnujesz go za każdym, gdy kontrahent chce nanieść poprawkę.

Dzięki nowoczesnej aplikacji od Salesbooka, która wesprze Twój firmowy CRM i zintegruje się z nim, możesz w prosty sposób załadować szablony umów, z których korzystają Twoi klienci.

Wszystkie informacje o umowach i ich szczegółach znajdziesz zawsze w systemie CRM i Back Office, w wątkach sprzedażowych oraz zakładce Umowy.

Jak stworzyć umowę elektroniczną?

Jeżeli Twoi klienci nie wiedzą, jak stworzyć aktywny dokument PDF i potrzebują pomocy, możesz wyjaśnić im to w kilku słowach lub odesłać to prostej instrukcji, którą także znajdziesz w materiałach od Salesbooka.

Odpowiednio przygotowany dokument pobierze dane o kliencie z systemu i pola wypełnią się automatycznie. Więcej informacji o tym, jak wygląda taki proces, znajdziesz w Bazie wiedzy.

Mając takie szablony, których treść odpowiada obydwu stronom, w prosty sposób przejdziesz do sfinalizowania transakcji i podpisania dokumentów. Możesz to zrobić na kilka sposobów.

Podpisywanie umowy na iPadzie

Jeżeli spotkanie odbywa się bezpośrednio, Twój kontrahent może po przeczytaniu treści podpisać umowę palcem lub za pomocą rysika. Umowa handlowa podpisana na iPadzie trafi bezpośrednio do systemu Back Office, który jest zintegrowany z firmowym systemem CRM.

Podpisywanie umowy za pomocą kodu i SMS-a

Załóżmy, że jednak klient ma danego dnia dużo pracy i stwierdza, że wolałby jeszcze raz, później w dogodnym czasie zapoznać się z umową. Możesz po spotkaniu i ustaleniu szczegółów wysłać dokument w wersji elektronicznej na e-maila. Otrzyma on wówczas e-mail, który możesz skonfigurować i nazwać jako Dokumenty do podpisu, więc raczej trudno będzie go przeoczyć.

Podpisanie umowy zajmie tylko chwilę, a cały proces składa się tak naprawdę z kilku kroków. Spójrz na poniższy przykład.

Krok 1. To pobranie dokumentów z e-maila.

Krok 2. To podpisanie umowy za pomocą kodu.

Krok. 3. To możliwość pobrania potwierdzenia podpisania umowy.

Po otrzymaniu umowy kontrahent dostanie SMS-em unikatowy kod, który zgodnie z założeniami, będzie musiał wpisać w odpowiednie pole. Po wpisaniu kodu umowa jest podpisana i uznana za wiążącą prawnie każdą stronę transakcji.

Wszystkie postanowienia, które towarzyszą spotkaniu bezpośredniemu, znajdą też odzwierciedlenie w Twoim firmowym systemie CRM.

Poznaj możliwości Salesbooka

Chcesz łatwo generować umowę i podpisać ją w wygodny dla Ciebie i klienta sposób? Poznaj możliwości Salesbooka i wypróbuj bezpłatne demo.