Czym są KPI i jak wykorzystać je do podniesienia sprzedaży?

Daria Olech

2022-11-07

Nie można prowadzić biznesu w oderwaniu od liczb i innych danych opowiadających o procesach, które w nim zachodzą. Sprawdź, czym są kluczowe wskaźniki efektywności (key performance indicators) i jakie mogą mieć bezpośrednie przełożenie na skuteczność sprzedaży w Twojej firmie. Chcesz dowiedzieć się więcej o KPI – przeczytaj nasz artykuł.

KPI – co oznacza ten skrót?

KPI to skrót od key performance indicators, czyli słów, które w tłumaczeniu na język polski oznaczają kluczowe wskaźniki efektywności.

Najkrócej mówiąc, to dane, dzięki którym możesz sprawdzić, czy podejmowanie działań sprzedażowych przekłada się na finanse, i jak wpływa na Twoje przedsiębiorstwo.

Każdy, kto zajmuje się prowadzeniem własnego biznesu, powinien zgłębić temat wskaźników KPI i wiedzieć, jak je wyznaczyć. To istotne niezależnie od wielkości firmy, liczby klientów czy rodzaju branży.

Na pewno chcesz dowiedzieć się, czy działania podejmowane przez Ciebie i Twój zespół są skuteczne i idą w dobrym kierunku. Niestety, nie ma uniwersalnego zestawu wskaźników kpi, który byłby idealny dla każdej branży.

Inne KPI sprawdzą się w dziedzinie typu content marketing, a inne w sprzedaży. Jednak da się wyodrębnić pewne cechy, które wskaźniki KPI powinny mieć.

Jakie powinny być wskaźniki KPI?

• Przede wszystkim KPI muszą zostać precyzyjnie zdefiniowane i odzwierciedlać etap, na jakim znajduje się Twój biznes. Dzięki temu na ich podstawie będziesz mógł/mogła sprawdzić pewne tendencje w organizacji, wykryć powtarzające się schematy i prawidłowości. Takie podejście do wskaźników sprawi, że otrzymasz taką informację zwrotną, na jakiej naprawdę Ci zależy.
• Każdy jasno określony współczynnik pozwoli Ci dowiedzieć się więcej na temat przebiegu procesu sprzedaży konkretnego produktu, który jest ważny dla Twojego biznesu.
• Kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI powinny być sprecyzowane, zanim jakiekolwiek działania zostaną podjęte. Wówczas łatwo dowiesz się, czy decyzje przynoszą takie efekty dla organizacji, o jakie Ci chodzi.
• KPI muszą mieć przypisaną wartość liczbową, aby móc w każdej chwili upewnić się, na jakim poziomie realizacji jest strategia przedsiębiorstwa.

Dlaczego KPI, kluczowe wskaźniki efektywności, są tak ważne?

Biznes lubi twarde, konkretne i wartościowe dane. „Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – to stwierdzenie Petera Druckera, eksperta ds. zarządzania i badacza procesów firm, wiele mówi o sensie i efektywności KPI.

Kpi (key performance indicators) są bardzo ważnymi wskaźnikami, których bieżąca analiza umożliwia monitorowanie postępów organizacji. Istotne jest to, że możesz pozyskać dużą ilość informacji i odnieść je do tego, co planujesz. Każdy współczynnik na znaczenie.

KPI to także szansa na efektywną kontrolę procesów w firmie i możliwość zmiany decyzji, gdy okaże się, że osiągnięcie wyników finansowych jest zagrożone.

Przykłady KPI w różnych dziedzinach

Jak już wspomnieliśmy, nie ma zestawu uniwersalnych wskaźników KPI dla każdej branży. Wyznaczanie KPI zależy od wielkości przedsiębiorstwa, jego specyficznych cech, rodzaju produktu i strategicznych decyzji, które dotyczą jego przyszłości.

Przykładowo, dla marketingu kluczowe wskaźniki efektywności to m.in.: koszty pozyskania leada czy liczba zapytań ze strony internetowej. KPI w branży e-commerce to m.in.: współczynnik konwersji, czas spędzony na stronie i ruch z nią związany.

Z kolei mierniki dotyczące telefonicznej obsługi klienta to np. liczba wykonanych telefonów, liczba kontaktów zakończonych sukcesem czy średni czas połączenia. Jeżeli natomiast chodzi o KPI dla sprzedaży, jedne z bardziej oczywistych, to m.in.: wielkość sprzedaży i liczba odbytych spotkań.

Jak KPI wpływają na motywację pracowników?

Zastanawiałeś(-aś) się kiedyś, skąd biorą się narzekania osób, które pracują na co dzień w oparciu o wskaźniki KPI? Jakie wyzwania stanowią dla nich liczby i targety, którym muszą sprostać? Przykłady kpi, tak nielubianych przez pracowników, można mnożyć.

Zazwyczaj wiąże się to z tym, że organizacja stawia przed nimi cele niemożliwe do osiągnięcia. Jeżeli na dodatek są to liczby niepoparte rzetelną analizą, skutek może być tylko jeden – frustracja i osiąganie coraz gorszych wyników. To po prostu efekt złego planowania.

Naprawdę, nie potrzeba wiele, aby KPI, key performance indicators, służyły zarówno Twojej firmie, jak i komfortowej pracy zespołu.

Dobrze zdefiniowane i jasno określone kluczowe wskaźniki efektywności mają pozytywny wpływ na poziom satysfakcji pracowników, o czym możesz przeczytać już za chwilę.

Wskaźnik KPI – szansa czy zmora sprzedawców?

Sprzedawcy to jedna z głównych grup, która odczuwa presję, jaką wywierają KPI, kluczowe wskaźniki efektywności. Każdy z nas zresztą mało komfortowo czuje się w sytuacjach, gdy jego działania są poddawane drobiazgowej ocenie.

Poza tym większość osób z założenia dość krytycznie podchodzi do jakichkolwiek systemów ewaluacji. Jesteśmy nieufni i sądzimy, że nie wygramy ze sztywno wytyczonymi liczbami, które mają określać naszą skuteczność.

Jest jednak kilka powodów, dla których pracownicy działów sprzedaży powinni podejść do KPI z otwartą głową. Wskaźniki efektywności mogą bowiem naprawdę stać ich sprzymierzeńcami w pozyskaniu klientów.

KPI a efektywność pracowników

• Jeżeli realnie określisz KPI, sprzedawcy będą wiedzieć o tym, że mogą rzeczywiście wpływać na wyniki finansowe firmy.
• Dasz się poznać jako dobry analityk, a handlowcy zyskają pewność co do mierzalności swojej pracy.
• Będą mogli dopasować codzienne zadania do celów, jakie mają do osiągnięcia.
• Mając dokładne dane, będą w stanie poprawić jakość swojej pracy.

Od czego zacząć, czyli KPI w strategii rozwoju Twojej firmy

Przekonałeś(-aś) się już, że warto przemyśleć KPI w Twoim przedsiębiorstwie? Zastanawiasz się od czego zacząć?

Najważniejsze powinno być wyznaczenie celu biznesowego. To, co chcesz osiągnąć musi być realne, ale też na tyle szczegółowe, aby można było zanalizować poszczególne etapy procesu.

Często zdarza się właściciele firm wpadają w pułapki utartych rozwiązań, powtarzają dobrze znane schematy, które do tej pory napędzały dynamikę sprzedaży i marketingu. Skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie uważasz, że czas poznać nowe metody działania.

Co może pomóc Ci w określeniu KPI dla Twojej firmy? Rozwiązaniem jest sięgnięcie po nowoczesne aplikacje typu Sales Acceleration, co w tłumaczeniu na język polski oznacza przyspieszenie sprzedaży.

Jak wyznaczyć KPI i skąd wziąć dane?

Sprzedaż do proces, na który składa się wiele aspektów i zmiennych. Porównanie tylko wielkości sprzedaży i liczby odbytych spotkań nie jest wystarczające, aby uzyskać rzetelną wiedzę o tym, co dzieje się w firmie, a tym samym ustalić cel i KPI.

Czas, który poświęcisz na to, aby porozmawiać z menedżerami i uzyskać odpowiedzi na nurtujące Cię pytania o wskaźniki kpi, możesz wykorzystać bardziej produktywnie.

Salesbook to pierwsza na polskim rynku aplikacja typu Sales Acceleration, która pomoże Ci w dokładnym określeniu kluczowych wskaźników efektywności dla Twojej firmy.

To ona zbierze za Ciebie m.in. dane dotyczące skuteczności procesu i pozwoli na lepsze dopasowanie ofert do klientów. To, co Ty powinieneś/powinnaś zrobić, to odpowiedzieć sobie na pytania o plany, cele strategiczne czy wynik finansowy.

Jakie KPI warto mierzyć w dziale sprzedaży?

Pierwsza myśl, jaka pojawia się, gdy myślimy o procesie sprzedaży, to realizacja targetu. Jednym z podstawowych wskaźników, na podstawie którego rozliczani są sprzedawcy, jest wielkość sprzedaży.

Jednak to tylko jeden z KPI, na którym powinno Ci zależeć. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę, aby ustalić kluczowe wskaźniki efektywności? Na pewno, takie dane podstawowe informacje jak:

• średnia wielkość sprzedaży,
• skuteczność sprzedaży,
• liczba zrealizowanych spotkań,
• liczba zamkniętych procesów.

Lead time, czyli czas to pieniądz

Elementy procesu sprzedażowego, które znajdziesz powyżej, to tylko niektóre przykłady KPI, które powinny Cię zainteresować. Lead time, czyli tzw., czas przejścia, to kolejny z nich.

Jest to czas mierzony przykładowo od momentu kontaktu z klientem lub zapytania klienta do czasu przedstawienia mu oferty przez sprzedawcę. Jakie ma to znaczenie dla wyznaczenia KPI?

Mając informację, jak wygląda czas przejścia w Twojej firmie, możesz usprawnić cały proces, zwiększając wydajność zespołu.

Kluczowe wskaźniki efektywności, które zmierzysz za pomocą Salesbooka

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, Salesbook to aplikacja typu Sales Acceleration. Gromadzi dane o działaniach sprzedawców i raportuje je w sposób automatyczny.

Salesbook ułatwia pracę zarówno handlowcom, jak i menedżerom, którzy na podstawie zebranych informacji będą określać KPI.

System CRM Salesbooka zawiera wiele modułów niezbędnych do usprawnienia pracy zarówno jednych, jak i drugich.

Jak działa moduł KPI?

Ten moduł to rozwiązanie, dzięki któremu możesz samodzielnie zdefiniować kluczowe wskaźniki efektywności KPI, przeliczyć je, dopasować do Twoich potrzeb i ustawić w Salesbooku plan działania.

W załączonym przykładzie KPI wyznaczają takie czynniki, jak m.in. wartość marży, liczba złożonych ofert czy wartość umów.

Każdy zaplanowany przez Ciebie współczynnik ma również przypisaną wartość. O tym, jakie ma to znaczenie, pisaliśmy już wcześniej.

Co jeszcze możesz zrobić dzięki temu modułowi? Jesteś w stanie m.in. wyznaczyć liczbę transakcji, a także nowych klientów dla danego handlowca oraz przypisać ją do wybranego okresu.

Dowiesz się też, jaki handlowiec realizuje KPI w danym czasie, oraz na jakim poziomie mu się to udaje.

Ogromną zaletą tego modułu jest również możliwość skorzystania z KPI Dashboard, który prezentuje graficznie zebrane dane.

Znaczenie modułu Wątki dla KPI

Z kolei w module Wątki sprzedawca może umieścić wszelkie informacje określające KPI, kluczowe wskaźniki efektywności, a także ważne dane dotyczące klientów.

Handlowiec może uzupełnić m.in. oferty, notatki ze spotkań, a także wgrywać niezbędne pliki i wyznaczać sobie kolejne zadania do zrealizowania.

Znajdują się tutaj również, takie informacje powiązane z KPI jak m.in.:

• data utworzenia kontaktu i czas trwania całego procesu,
• wartość kontraktu,
• liczba klientów,
• liczba odbytych spotkań,
• liczba zaplanowanych spotkań,
• statusy szans sprzedażowych i powody ich zamknięcia.

Ogromne znaczenie, jeżeli chodzi o kluczowe wskaźniki efektywności, ma też moduł Raporty. Zawiera on istotne zestawienie wszystkich danych zebranych o spotkaniach z klientami.

Jakie informacje związane z KPI można znaleźć w module Raporty?

Dzięki modułowi Raporty możesz przeanalizować sprzedaż w odniesieniu do konkretnych produktów, czasu potrzebnego na dopięcie szczegółów i podpisanie umowy, a także dowiedzieć się, który z handlowców działa najefektywniej. Ten moduł wspiera także Twój marketing.

Co znajdziesz w module Raporty:

• zaakceptowane oferty w odniesieniu do liczby spotkań,
• liczbę wątków sprzedażowych w danym okresie,
• wartość sprzedaży w podziale na produkty i użytkowników,
• spotkania efektywne i nieefektywne,
• powody przerwanych spotkań,
• rekomendacje zebrane w czasie spotkań,
• prognozę sprzedaży w podziale na produkty.

To tylko niektóre z danych, które może zaoferować Ci Salesbook, aby zwiększyć wpływy ze sprzedaży w Twojej firmie.

Czy KPI można przedstawić wizualnie?

Chociaż o KPI powiedzieliśmy już niemal wszystko, może nasuwać Ci się jeszcze jedno pytanie. Czy taką informację, jak kluczowy wskaźnik efektywności, który jest przecież tylko suchym faktem, można przedstawić wizualnie w atrakcyjny sposób na spotkaniu?

Dzięki aplikacji Salesbook jest to jak najbardziej możliwe. Poniżej znajdziesz tylko jeden z możliwych sposobów wizualizacji danych.

Jak analiza kluczowych wskaźników efektywności KPI może poprawić sprzedaż?

Na pewno po takiej ilości informacji masz już własne przemyślenia dotyczące KPI, realizowania planów firmy i zarządzania wskaźnikami. Przejdźmy do podsumowania.

Co zyskujesz, analizując KPI?

• Masz istotne, dokładne dane, zebrane w szczegółowy sposób. Możesz odnosić się do liczb i faktów, wyznaczając główny cel i dbając o kondycję firmy.
• Nie tracisz czasu na planowanie, żmudne spotkania i samodzielną analizę KPI – wszystko zrobi za Ciebie Salesbook.
• Możesz zdefiniować najbardziej skuteczne elementy procesu i wdrożyć je w całej firmie. Osiągnięcie takich zysków, o jakie Ci chodzi, stanie się realne.
• Wyznaczając jasne KPI, masz możliwość skoncentrować się na najbardziej intratnych obszarach biznesu, a także zrezygnować z czegoś, co nie przynosi satysfakcji.
• Dzięki wskaźnikom na bieżąco monitorujesz wyznaczone cele organizacji i jesteś w stanie modyfikować je w zależności od sytuacji. Współczynniki to ważny aspekt w połączeniu celów i marketingu.
• Wskazując KPI w oparciu o statystyki, motywujesz handlowców do pracy, a oni widząc konkretne dane, czują większą odpowiedzialność za swoją pracę.

Sprawdź, jak Salesbook pomaga zwiększać sprzedaż nawet o 53%

Jeżeli chcesz poznać możliwości Salesbooka, zapisz się na bezpłatne demo, a nasz specjalista pokaże Ci, jak działa narzędzie oraz jak wykorzystać je do skutecznej analizy wskaźników KPI.