Klauzula informacyjna RODO

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Salesbook S.A.

Do wszystkich informacji na Twój temat podchodzimy odpowiedzialnie i zgodnie z przepisami prawa - w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).

Poniższa informacja ma na celu wyjaśnienie kim jesteśmy, w jaki sposób pozyskujemy informacje oraz co z nimi robimy w relacjach biznesowych oraz w związku z kontaktem z Tobą. Gdyby cokolwiek było dla Ciebie niezrozumiałe lub wzbudzało Twoje wątpliwości, skontaktuj się z nami.

Administrator danych osobowych i jego dane kontaktowe

Administratorem Państwa danych osobowych jest Salesbook S.A. z siedzibą w Rzeszowie, pod adresem: Al. Józefa Piłsudskiego 32, 35-001 Rzeszów, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000867947, NIP: 5170375196, REGON: 36442226500000, kapitał zakładowy: 114 988,10 zł (pokryty w całości), zwana dalej „Administratorem” lub „Spółką”.

Z Administratorem danych można skontaktować się listownie na powyżej wskazany adres lub za pośrednictwem wiadomości e-mail na adres: help@salesbook.com.

Jak weszliśmy w posiadanie Twoich danych osobowych?

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z wieloma sytuacjami:

• jeśli udostępniłeś nam je osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem naszego formularza kontaktowego);
• gdy pozyskaliśmy je od innych osób, np. od Twoich pracodawców / zleceniodawców (w ramach naszej współpracy, podczas podpisywania lub realizowania umowy);
• jeśli pozyskaliśmy Twoje dane z innych źródeł (np. od firmy, z którą współpracujesz, a która jest naszym kontrahentem / klientem, podczas organizowanego przez Salesbook S.A. wydarzenia, czy też ze źródeł ogólnodostępnych).

Jakie dane przetwarzamy?

Zakres danych jakie przetwarzamy zależy od tego, jakie informacje są niezbędne w związku z naszą relacją - mogą one obejmować przede wszystkim Twoje dane identyfikacyjne (w tym imię i nazwisko), teleadresowe (tym adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane kontaktowe) oraz dotyczące miejsca pracy / dane podmiotu, który reprezentujesz oraz funkcje jakie w nim pełnisz, a także treść naszej komunikacji (w tym nagrania rozmów prowadzonych za pośrednictwem infolinii). Niekiedy mogą być to również inne informacje, które pozyskaliśmy z powszechnie dostępnych źródeł, związane z naszą relacją biznesową (np. portale branżowe).

Jaki jest nasz cel i podstawy prawne działania?

Powyższe informacje przetwarzamy:

• w przypadku komunikacji zmierzającej do zawarcia umowy (jeżeli będziesz jej bezpośrednią stroną) - w celu jej wykonania lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• jeśli osoba prawna, którą reprezentujesz lub z którą współpracujesz zostaje naszym klientem - w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu, którym jest podejmowanie działań związanych z ustaleniem warunków współpracy z klientem/kontrahentem, zawarcie umowy oraz ułatwienie komunikacji związanej z jej wykonaniem, a także ustaleniem osób odpowiedzialnych za realizację i uprawnionych do kontaktów w ramach wykonywania umowy, jak też dokumentowaniu dokonywanych ustaleń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• niekiedy przetwarzanie Twoich Danych będzie mogło odbywać się w celu wypełniania obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych), które będą również podstawą dla takich działań (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług);
• w przypadku wyrażenia przez Ciebie odpowiedniej zgody lub skierowania do nas odpowiedniego zapytania, możemy przesyłać do Ciebie również ew. informacje handlowe lub oferty. Podstawą takich działań będzie nasz prawnie uzasadniony interes w postaci prowadzenia działań marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• w wyjątkowych przypadkach przetwarzanie Twoich danych osobowych może mieć za cel obronę przed potencjalnymi roszczeniami lub ew. kierowanie takich roszczeń - również w tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych będzie nasz prawnie uzasadniony interes w postaci zapewnienia nam ochrony prawnej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podawanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże czasami może być konieczne do realizacji celów związanych z naszą współpracą, np. niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia z Tobą korespondencji.

Jak długo przetwarzamy twoje dane?

Dane osobowe zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres konieczny do przedawnienia wynikających z umowy roszczeń, chyba że dalsze przetwarzanie danych osobowych jest wymogiem prawnym.

Dane osobowe wykorzystywane wyłącznie w ramach kontaktu z nami, będą co do zasady przetwarzane do czasu zakończenia komunikacji z Tobą. Niezależnie - jeśli kontaktujesz się z nami drogą telefoniczną, mailową lub za pośrednictwem naszych formularzy, w zależności od tematów poruszonych w naszej komunikacji, jej treść możemy przechowywać dłużej w celu udokumentowania otrzymanych zgłoszeń i wywiązania się przez nas z naszych obowiązków. w takim przypadku okres przechowywania danych będzie odpowiadał co do zasady okresowi przedawnienia roszczeń lub okresowi za jaki jesteśmy obowiązani wykazać zgodność z prawem naszych działań np. w przypadku kontroli organów.

Dane osobowe, przetwarzane w celach marketingowych będą przetwarzane przez czas konieczny do realizacji celu w jakim zostały zebrane lub wniesienia przez Ciebie uzasadnionego sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

Dane osobowe przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych, będą przetwarzane przez czas określony stosownymi przepisami prawa.

Powyższe okresy mogą ulec odpowiedniemu, niezbędnemu wydłużeniu, w przypadku ew. roszczeń i postępowań sądowych - o czas trwania tych postępowań oraz ich rozliczenia - a także jeśli przepisy prawa w określonych wypadkach zobowiązują nas do dłuższego ich przetwarzania (zwykle przez okres do 5 lat po zakończeniu trwania naszej umowy, co wynika z regulacji podatkowych).

Kto może mieć dostęp do Twoich danych?

Do Twoich danych osobowych dostęp uzyskują wyłącznie podmioty, które wspierają nas w świadczeniu usług, na podstawie odpowiednich umów powierzenia danych osobowych do przetwarzania, takie jak dostawcy narzędzi do komunikacji (np. mailowej, telefonicznej), podmioty obsługujące płatności, dostawcy usług teleinformatycznych (w tym np. przechowywania danych), lub narzędzi służących do nawiązywania kontaktu (komunikatory), dostawcy usług prawnych i doradczych, nasi kontrahenci np. organizujący szkolenia, podmioty z naszej z grupy kapitałowej (w szczególności w zakresie w jakim wspierają nas w świadczeniu usług dla naszych Klientów). Wszystkie te podmioty mają dostęp tylko do tych informacji, które są im niezbędne do wykonania określonych działań.

Czasami niektóre z podmiotów dostarczających nam rozwiązania mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Jeżeli dane nie są przekazywane do państwa, wobec którego Komisji Europejskiej wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, stosowane są odpowiednie, przewidziane prawem zabezpieczenia - w szczególności standardowe klauzule umowne. Jeżeli chcesz uzyskać dalsze informacje o przekazywaniu danych do państw trzecich, w tym kopię szczegółowych informacji o stosowanych zabezpieczeniach, skontaktuj się z nami.

Jakie masz prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych?

W określonych prawem przypadkach przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych, w tym prawo do uzyskania ich kopii, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu), przenoszenia ich, w tym do innego administratora (w zakresie danych przetwarzanych elektronicznie, w związku z realizacją umowy), jak również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (listę lokalnych organów nadzorczych w UE wraz z ich danymi kontaktowymi możesz znaleźć pod adresem: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en).